makalah dokumen

CARA MEMBACA, MENULIS

DAN

MENYALIN NASKAH DOKUMEN

Makalah Disajikan Pada Mata Pelajaran Menghasilkan Naskah Dokumen Sederhana

 

DISusun oleh :

………………………..

……………………………….

………………………………

…………………………………

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK NUSANTARA DEPOK

 @ 2010

BAB I

PENDAHULUAN

Dalam kegiatan administrasi yang dilakukan, pasti dihasilkan produk-produk
kantor seperti surat, formulir, dan laporan. Jadi, kegiatan administrasi pada dasarnya
adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir
laporan dan lain sebagainya.

Agar kegiatan administrasi dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan
sistem kearsipan yang baik. Arsip – arsip yang dimiliki oleh bagian administrasi
tidak semuanya akan terus digunakan. Ada arsip – arsip tertentu yang harus
dimusnahkan atau dipindah menjadi arsip inaktif. Dalam kegiatan pengarsipan,
terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga –
tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan pengarsipan supaya arsip dapat
dengan mudah ditemukan jika sewaktu – waktu diperlukan.

Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka
kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem
kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan adminstrasi akan sedikit terhambat.
Hal ini dikarenakan arsip – arsip dan dokumen – dokumen yang sulit ditemukan atau
bahkan tidak diketahui keberadaannya. Berdasarkan pada uraian tersebut, maka penulis menyusun makalah berjudul cara membaca,menulis dan menyalin naskah dokumen.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Cara Membaca Dokumen

Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden Karena yang bertanggungjawab terhadap dokumen-dokumen ini adalah negara, maka entry dalam Daftar Acuan dapat ditulis Republik Indonesia, atau Pemerintah Indonesia, Government of Indonesia atau Indonesia  saja.

¸ Republik Indonesia. 1992. Undang -Undang No. 24 Tahun 1992 tentang Penataan Ruang. Lembaran Negara RI Tahun 1992, No. 115. Sekretariat  Negara.. Jakarta. Republik Indonesia. 1999, Undang -Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Lembaraan Negara RI Tahun 1999, No. 60. Sekretariat Negara. Jakarta. Republik Indonesia. 1972. Keputusan Presiden No. 4 Tahun 1972 tentang Perizinan Penerbangan Dalam dan Atas Wilayah Republik Indonesia. Sekretariat Kabinet RI.  Jakarta Komunikasi Pribadi Acuan dari hasil komunikasi pribadi,ditulisan. Ini dokumen kertas dan membandingkan kinerja perdagangan dari ekonomi besar Asia selama dan setelah krisis keuangan tahun 2008. Kami menganggap Cina, India, Thailand, Malaysia, Korea Selatan, Jepang, Singapura dan Cina Taiwan. Kami mengakses data negara terpisah file memberikan kinerja perdagangan bulanan untuk kedua sisi impor dan ekspor di seluruh krisis. Kami menggunakan ini untuk membandingkan ukuran, kecepatan dan percepatan kompresi perdagangan dengan permulaan dari krisis, dan efek reverse pada pemulihan.

Kami melakukan ini secara agregat dan oleh produk dan mitra perdagangan bilateral. Data yang dilaporkan menunjukkan keanekaragaman yang cukup pengalaman negara. Di antara eksportir manufaktur Cina telah mengalami penurunan besar dalam perdagangan dengan pemulihan lambat, sedangkan Korea mengalami dampak awal yang lebih kecil tetapi cepat melambung. Impor dampak yang paling ringan untuk India dan eksportir komoditas termasuk Malaysia. Di sisi impor, jatuh harga minyak dunia dampak tajam pada nilai-nilai impor.

Kami juga membandingkan dampak perdagangan dalam krisis keuangan tahun 2008 dengan orang-orang pada tahun 1930 dan krisis keuangan Asia. Pada 

Kami juga membandingkan dampak perdagangan dalam krisis keuangan tahun 2008 dengan orang-orang pada tahun 1930 dan krisis keuangan Asia. Pada tahun 1930-an persentase dampak pada perdagangan pada tahun pertama adalah serupa, tetapi durasi yang lebih lama banyak, mengurangi volume perdagangan di AS oleh hampir 80% oleh 1933, dan menempatkan dekat Jerman untuk autarki. Pada tahun 1998 dampak perdagangan Asia krisis jauh lebih kecil karena pasar-pasar ekspor di OECD tidak terpengaruh, namun dampak pertumbuhan negatif pada negara-negara yang terkena dampak yang lebih besar.  Jing Wang, John Whalley NBER Working Paper No 16142 internet adalah bahasa, bahasa yang memungkinkan individu untuk menulis teks (dalam berbagai macam bahasa lain) dan untuk mengkomunikasikan makna teks-teks kepada orang lain. Cyberspace adalah, dalam arti yang sangat nyata, dunia yang sama sekali membayangkan - sebuah halusinasi konsensual, sebagai seorang pengamat terutama perseptif baik menaruhnya, koleksi cerita. Bagaimana hukum harus dilakukan dan ditegakkan di sini?

Hidup harus dijalani maju, namun hanya dapat dipahami ke belakang. Premis saya adalah bahwa melihat ke belakang untuk mencoba memahami bagaimana orang lain memandang ke depan akan membantu kita untuk memahami pilihan yang kita hadapi di dunia maya. Melihat ke belakang, kita menemukan Thomas Jefferson, yang menghabiskan banyak waktu melihat ke depan, dan yang memiliki visi tertentu ketika ia melakukannya. Jika kita berpikir tentang bagaimana, maju, hukum harus dilakukan di tempat-bahasa baru, tempat ini--yang-adalah-noplace, kita dapat melakukan lebih buruk daripada untuk mencoba memahami apa Jefferson memikirkan bagaimana, ke depan, hukum harus dibuat di dunia baru, sebuah dunia baru yang tampak aneh bagi dia dan orang-orang sezamannya sebagai cyberspace tidak kepada kami.

Tapi, jika kita berpikir tentang bagaimana, maju, hukum harus dilakukan di tempat-bahasa baru, tempat ini--yang-adalah-noplace, kita dapat melakukan lebih buruk daripada untuk mencoba memahami apa Jefferson memikirkan bagaimana, akan maju , hukum harus dibuat di dunia baru, sebuah dunia baru yang tampak aneh bagi dia dan orang-orang sezamannya sebagai cyberspace tidak kepada kami. Visi merebut kembali merebut kembali Jefferson menuntut bentuk pertempuran intelektual di mana ia terlibat. Jefferson memiliki banyak hal yang dikatakan tentang bahasa dan pengendaliannya. Dia terlibat dalam salah satu pertempuran intelektual utama abad 18: yang mengontrol bahasa Inggris, atau Perancis, atau bahasa lain di dunia? Bagaimana mereka bisa dikontrol? Apa yang terjadi jika mereka tidak? Jefferson (dan lain-lain, tentu saja) menang dalam pertempuran itu, menciptakan semacam self-bukti kebenaran tentang sifat kebebasan dan sifat bahasa. Tapi tampaknya kita harus berjuang pertempuran lagi ketika menghadapi bahasa-bahasa dunia maya. Kami lagi mendengar bahwa mereka terlalu penting, juga sangat diperlukan sebagai kendaraan untuk perdagangan dan pembelajaran, untuk meninggalkan pertumbuhan dan perkembangan masa depan mereka sepenuhnya pada kekacauan tidak terkoordinasi orang banyak, jauh dari para ahli dan di luar kendali's aparatur Negara. Jika tampak jelas salah diri dalam retrospeksi, mengapa tidak tampak diri-jelas salah dalam prospek

B.     Cara Menulis Dokumen

Dalam menulis senarai rujukan, jika terdapat lebih daripada satu sumber rujukan oleh seseorang pengarang maka penulisannya hendaklah mengikut tahun terbitan. Sementara rujukan bagi dua orang pengarang yang mempunyai nama yang sama disusun mengikut abjad nama bapa atau parap pertamanya, contoh : Masni Mohamad. 1997a. PuisiÖ Masni Mohamad. 1997b. Sajak Ö Ali bin Ahmad. 1996. Ö Ali bin Mohamad. 1989 Ö Allen, M.J. 1996. Ö Allen, R.E. 1990. Ö Di bawah ini akan diberikan contoh bagi menulis bahan rujukan secara lengkap. Bahan rujukan mungkin sahaja terdiri daripada buku, jurnal, makalah, dokumen-dokumen kerajaan dan juga bahan-bahan yang belum diterbitkan seperti tesis, kertas-kertas kerja dan sebagainya. Cara Menulis Rujukan Yang Lengkap Untuk buku Maklumat yang lengkap terhadap sesebuah bahan rujukan hendaklah diberikan sebaik mungkin. Nama pengarang, noktah Penyunting, penyusun, penterjemah (jika ada), noktah Tahun penerbitan, noktah Judul buku (condong atau digaris bawah), noktah Nama siri buku dan jilid atau bilangan dalam siri (jika ada), noktah Edisi, selain daripada edisi pertama, noktah Bilangan jilid, noktah Tempat terbit, tidak bertindih Penerbit, noktah Semasa menulis rujukan perlu juga diperhatikan perkara-perkara berikut kesemua nama pengarang hendaklah disenaraikan.

Hijrah hendaklah ditulis bersama-sama tahun Masehi seperti: 1417H/1997.
Jika terdapat lebih daripada satu tempat terbit, maka tuliskan yang pertama sahaja seperti Jakarta. Bandung. Surabaya hendaklah ditulis Jakarta sahaja. Seterusnya akan diberikan contoh untuk menulis rujukan secara lengkap. Bauldauf. Jr. R. B. & Luke. A (pnyt.) 1990. Language Planning in Quebec. Adelaide: Multilingual Matters Ltd. Jalaludin Rakhmaat. 1992. Retorika Modern. Bandung: Penerbit PT Remaja. Kusmawati Ali. 1989. Puisi Klasik. Jil. 1 & 2. Petaling Jaya: Pnerbit Ilmu Utama. Low. H.T. 1989. Bilingualism. Dlm. P.K. Toh. The study of Bilingualism: 97-89. Singapura: Log Press

Cara Menulis Rujukan Lengkap Untuk dokumen dalam Jurnal Nama Pengarang, noktah Tahun, noktah Judul dokumen, noktah Nama jurnal (condong atau bergaris bawah) Nombor jilid (tebal atau bergaris bawah) Nombor keluaran (dalam tanda kurung), noktah bertitik Halaman seluruh dokumen noktah Perlu diperhatikan, jika nombor jilid dalam angka Roman, maka hendaklah ditulis dalam huruf biasa seperti: Proceedings of the Linguistics Society Second Series Volume XXV Proc. Linguistics Soc. 25(2) Contoh-contoh seterusnya adalah seperti berikut: Aini Ahmad. 1989. Pembinaan Minda. Jurnal Psikologi 1(2): 104-108 Baharudin Ali & Susan, T. 1995. Tinjauan masyarakat asli di Rompin. Sosiologi & Antropologi 5: 22-35 Daud Samad. 1994. Puisi dan bahasa. Dewan Sastera, Jun: 55-60 Karim Ali. 1997. Kemerosotan ekonomi negara. Mingguan Malaysia, 1 September: 24. Keindahan seni ukir di Kelantan. 1996. Utusan Malaysia, 25 Ogos: 21. The Malay Mail, 1997. 3 & 4 Juli. Cara Menulis Rujukan Yang Lengkap Untuk Bahan Tidak Terbit Bahan tidak terbit juga sering dijadikanrujukan.

Sama seperti rujukan-rujukan lain, bahan yang tidak terbit atau belum diterbitkan hendaklah ditulis dengan lengkap. Nama pengarang, noktah Tahun, noktah Judul, noktah Nombor folio, nombor kotak tempat bahan disimpan atau mana-mana Tanda pengenalan yang lain, koma Nama koleksi, noktah Nama tempat (institusi, Bandar, negeri) bahan tersebut sisimpan, koma,Tarikh,noktah. Di bawah ini akan diberikan contoh-contoh bagi bahan rujukan yang tidak terbit. Sa'adiah Ma'alip 1995. Language attitudes among Malaysian students in the UK with respect to Malay and English. Tesis Sarjana. University of York. Maslida Yusof. 1996. Peranan semantic dalam wacana bahasa Melayu. Kertas Kerja linguistik Melayu. Universiti Kebangsaan Malaysia, UKM, 1-2 November. Nazri Abdullah & Karim Harun. 1996. Gejala lepak di bandar-bandar besar. Laporan akhir projek penyelidikan UKM 11/96.

Cara Menulis Rujukan Yang Lengkap Bagi Dokumen Awam Dalam sesebuah penulisan, ada kalanya memang memerlukan penulis menggunakan dokumen awam sebagai rujukan. Oleh itu, cara menulis rujukan dokumen awam ini juga perlu diketahui. Di bawah ini diberikan contoh-contoh penulisan dokumen awam.

Dokumen awam yang tidak diterbitkan Dewan Undangan Negeri Pahang. 1987. Enak menpentadbiran ugama Islam dan adat Melayu Pahang No. 8/82 (Pindaan 1987) Kementerian Pendidikan Malaysia. 1990. Huraian Sukatan Pelajaran Tingkatan III:Pendidikan Islam. Dokumen awam yang tidak diterbitkan Terdapat juga dokumen-dokumen awam yang itdak diterbitkan. Dokumen-dokumen ini jika ada nombor koleksi, maka hendaklah digunakan nombor koleksi yang ada. Sekiranya ada rujukan tambahan seperti tempat bahan rujukan, maka hendaklah dimasukkan di dalam tanda kurung, contoh: Co 237/657/50601. 1939.

Surat Gavenor Straits Settlements Sir T.S.W. Thomas kepada Secretary of State for the Clonies Malcolm MacDonald, 24 Januari 1939. United Nations. 1986. Report of the Committee on Information. General Assembly Official Records. Forty-First Supplement No. 21 (A/41/21) New York : United Nations. Setelah 3 tulisan mengenai menerjemahkan naskah Microsoft Word menggunakan Wordfast, bagian ini akan membahas cara menerjemahkan Dokumen PowerPoint dan Ms Excel menggunakan Wordfast Classic. Pembahasan ini sengaja saya pisahkan karena kita tidak menerjemahkan langsung di file PowerPoint dan Excel, tapi kita kerjakan di Microsoft Word. Hal ini disebabkan wordfast classic memang dijalankan dari macro Ms Word. Jadi, untuk menerjemahkan dokumen PowerPoint dan Excel, pengguna Wordfast tidak memerlukan program tambahan

Untuk menerjemahkan kedua dokumen tersebut, sebenarnya bisa dengan melakukan salin-rekat (copy-paste) naskah PowerPoint dan Excel ke Ms Word dan mengerjakannya di Ms Word. Setelah itu, baru di-salin-rekat (copy-paste) ke dokumen asal. Akan tetapi, proses demikian akan memakan lebih banyak waktu dan beresiko berubah pengaturannya. Oleh karena itu, perlu cara khusus untuk melakukannya                                 .      

C. Menyalin Naskah Dokumen  

Buka dokumen yang akan diterjemahkan. Pastikan posisi kursor ada di awal naskah
Buka MsWord dan buat naskah kosong. Langsung jalankan Wordfast (Alt+Panah Bawah. Naskah yang ada di PowerPoint akan ditarik ke MsWord dan langsung diterjemahkan. Setelah selesai diterjemahkan, naskah di dokumen PowerPoint akan secara otomatis berubah sesuai hasil terjemahan yang kita masukkan ketika pindah ke salindia (slide) berikutnya. Buka dokumen yang akan diterjemahkan. Pastikan posisi kursor ada di awal naskah Buka MsWord dan buat naskah kosong. Langsung jalankan Wordfast (Alt + PanahBawah) Naskah yang ada di Ms Excel akan ditarik ke MsWord dan langsung diterjemahkan selesai diterjemahkan, naskah di dokumen Excel akan secara otomatis berubah sesuai hasil terjemahan yang kita masukkan. Pada tahun 1994, saya dan isteri mengerjakan skripsi S-1 filologi dengan naskah Sunda yang berjudul Wawacan Supena dan Wawacan Bermana Sakti.

Saat penggarapan naskah, kami sangat membutuhkan copy naskah-naskah tersebut yang menjadi koleksi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Ketika menyampaikan maksud hendak memfotocopy naskah dimaksud, petugas perpustakaan menerangkan bahwa naskah-naskah tersebut sudah dimikrofilm dan hanya bisa direproduksi dengan cara diprintout dengan menggunakan alat Mikrofilm Reader Printer serta tidak bisa berwarna atau hitam putih saja, itupun harganya mahal. Sehubungan dengan kebutuhan akan gambar ilustrasi dan illuminasi yang  tertera pada naskah dimaksud dan kebetulan membawa serta kamera, selanjutnya kami meminta ijin untuk dapat melakukan sesi pemotretan; dengan ramah petugas menjelaskan tentang prosedur perijinan yang cukup berbelit berikut dengan disertai oleh biaya administrasi yang lumayan mahal, yaitu Rp. 50.000,- (Lima puluh ribu rupiah) untuk satu kali “jepret” (eksposure).

Karena kami sudah membayar mahal (setara dengan biaya SPP mahasiswa program pascasarjana waktu itu) untuk biaya printout mikrofilm dengan dua rangkap (satu rangkap untuk pemesan, satu rangkap untuk perpustakaan) akhirnya kami dibebaskan dari biaya untuk pengambilan 16 kali sesi pemotretan. Kesimpulan sementara pada waktu itu, ternyata dunia filologi adalah sebuah dunia yang ekslusif dan mahal. Setelah selesai masa studi dengan pengorbanan waktu dan biaya yang tidak sedikit, kemudian saya bergelut di lapangan dalam beberapa program kegiatan beserta beberapa LSM (Lembaga Swadaya Masyarakat) yang menaruh perhatian

terhadap nilai-nilai kearifan tradisional Nusantara. Karena banyaknya temuan masalah, kami melakukan kegiatan yang berhubungan dengan dunia filologi, baik berupa rekonstruksi bentuk ataupun rekonstruksi aktifitas sosial budaya yang terkandung di dalam sebuah naskah, termasuk upaya untuk penyebarluasan informasinya.  Seperti telah diketahui, bahwa kondisi naskah-naskah yang kini disimpan di berbagai tempat penyimpanan, baik perorangan, lembaga penelitian, museum, ataupun tempat koleksi lainnya, hampir sebagian besar dalam kondisi fisik kurang baik dan terancam rusak secara permanen. Untuk naskah yang kondisi fisiknya masih cukup baik, pendokumentasian bisa dilakukan dengan cara difotocopy, difoto (negatif ataupun diapositif), ataupun dengan teknik mikrofilm. Di antara cara mendokumentasian naskah yang ada, sampai saat ini penggunaan teknik mikrofilm adalah cara yang lazim dilakukan walaupun dengan tingkat kerumitan dan biaya yang sangat mahal; baik untuk proses pendokumentasian ataupun proses reproduksi selanjutnya.  Alat dan peralatan yang dibutuhkan pada teknik mikrofilm data, adalah

1)   Film

Film untuk mikrofilm sama dengan film fotografi yaitu lembaran plastik yang ditaburi bahan kimia di permukaannya dan bereaksi bila terkena cahaya. Reaksi ini dapat dilihat setelah film tersebut diproses. Jenis mikrofilm ada dua, yaitu film negatif yang dipergunakan untuk proses perekaman dokumen (master) dan film positif yang dipergunakan untuk proses reproduksi atau penggandaan dengan menggunakan mikrofilm printer (duplikat)

2)   Kamera

Alat ini digunakan untuk merekam dokumen. Ada dua jenis kamera yaitu: jenis rotari dan planeteri kamera.

3) Film Processor, suatu peralatan untuk memproses film yang telah disinari kamera

4) Mikrofilm Printer, digunakan untuk pembuatan duplikat mikrofilm atau mikrofilm positif; 5) Mikrofilm Reader, digunakan untuk membaca naskah yang sudah dimikrofilm.

6) Mikrofilm Reader Printer, informasi yang terdapat dalam mikrofilm dapat dijadikan kertas kembali dengan bantuan alat Mikro Reader Printer

7) Densitometer, alat untuk mengukur kepastian cahaya yang dibutuhkan dalam perekaman dokumen.

8) Microfile Cabinet, Agar informasi yang terdapat dalam mikrofilm tetap terpelihara, maka mikrofilm sebaiknya disimpan dalam microfile cabinet. Ruangan penyimpanan dengan suhu

60-72 Fahren heit, Kelembaban udara antara 35-40% dan bebas dari gas asam (M. Husni Djasara, 1989:2). Banyaknya tahapan proses, keterbatasan tenaga pelaksana teknis, mahalnya peralatan, dan kurangnya ketersediaan peralatan, menjadikan upaya pendokumentasian dan penyebarluasan informasi naskah-naskah nusantara di masa yang akan datang dengan menggunakan teknik mikrofilm menjadi suatu hal harus dipertimbangkan untuk dikurangi pengaplikasiannya; hal ini terutama terkait dengan telah berkembangnya teknologi informasi yang lebih memungkinkan dengan tersedianya sejumlah alat dan perlengkapan komputer yang bisa menggantikan teknik mikrofilm  dengan biaya yang relatif murah, tersedia di pasaran bebas, dan bisa dioperasikan oleh hampir semua kalangan masyarakat. 

Komputer sebagai Fasilitas Pendukung Sistem Kerja  Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa penanganan sistem pendokumentasian dan penyebarluasan informasi dengan bantuan perangkat komputer, saat ini sudah merupakan satu sistem kerja yang efesien, akurat dan fleksibel.  Pendekatan konsep pelestarian khasanah pernaskahan nusantara, dikaitkan dengan kemampuan untuk berperan serta pada pemanfaatan teknologi informasi saat ini dengan menggunakan komputer (perangkat keras dan perangkat lunaknya), adalah satu hal mutlak yang dapat membantu seluruh aspek perencanaan, pengorganisasian, evaluasi, dan penanganan  atas permasalahan yang dihadapi selanjutnya. Sistem yang terencana dan terpadu merupakan tujuan dari sistem pendokumentasian dan penyebarluasan informasi tentang khazanah pernaskahan Nusantara, dan bukan merupakan suatu “tumpukan mekanisme” atau “sistem pengolahan data” semata. 

Berangkat dari pengertian sistem, mekanisme kerja, dan penyebarluasan informasi, maka sistem secara keseluruhan dapat diartikan sebagai cara pengorganisasian informasi yang bersumber dari dokumen naskah-naskah nusantara untuk penyebarluasan informasi kepada seluruh lapisan masyarakat di berbagai tempat di seluruh belahan dunia dengan sebaik-baiknya. Dalam sistem informasi sendiri terkandung suatu hubungan yang erat antara mekanisme kerja, materi informasi, dan tujuan informasi yang ditopangnya, karena bidang atau tingkat dari tujuan yang ditopangnya akan menentukan bentuk dari sistem informasi yang menopangnya. Peranan komputer menjadi lebih jelas bilamana melihat lebih jauh terhadap proses yang dilakukan, proses yang berulang-ulang menurut pola tertentu, juga perhitungan dan pengolahan data dari yang sederhana sampai dengan yang rumit.

 Dapat dibayangkan bilamana fungsi-fungsi tersebut dilakukan oleh manusia secara manual, yaitu: berupa pengolahan data secara konvensional, berapa banyak biaya dan waktu yang dibutuhkan. Peranan sistem informasi dengan bantuan perangkat komputer akan menjadikan sistem pendokumentasian, pengolahan data, dan penyediaan informasi menjadi lebih akurat, cepat, dan bersesuaian dengan materi serta mempunyai tingkat fleksibilitas yang  tinggi sesuai dengan laju kebutuhan atau satu sistem

informasi yang terotomasi, khususnya untuk hal-hal yang sudah memiliki keteraturan yang jelas baik dilihat dari sisi data, maupun fungsi peruntukan selanjutnya.  Perangkat Keras  dan Perangkat Lunak Di antara sekian banyak peneliti naskah-naskah kuna Nusantara, baik perorangan, staf lembaga penelitian, staf lembaga permuseuman, dan sebagainya, saat ini rata-rata memiliki hardware (komputer dan periferalnya) dengan konfigurasi yang bagus, namun tidak memiliki dan kurang mampu mengoperasikan software yang tepat sehingga pemanfaatannya menjadi kurang optimal.

Software atau Perangkat lunak merupakan otak dari teknologi informasi, secara umum terdiri dari dua jenis, yaitu: software siap pakai yang telah ada dipasaran dan software yang dibuat berdasarkan pemesan yang disesuaikan dengan tingkat kebutuhan (Tailor Made Software). Software yang ada di pasaran pada dasarnya sudah dapat memenuhi kebutuhan pengguna yang berkecimpung dalam upaya penelitian, pendokumentasian, dan penyebar-luasan informasi materi yang terkandung dalam khazanah pernaskahan Nusantara, namun jika kita hanya mengandalkan satu jenis software tertentu, kita akan dibuat kaku dan harus menyesuaikan dengan sistem yang ada pada software tersebut.

Dari keterbatasan tersebut, maka kemampuan untuk mengoperasikan beberapa software yang berhubungan sekaligus dan atau Tailor Made Software yang dibuat berdasarkan kebutuhan (seperti halnya software untuk sistem katalog perpustakaan) merupakan suatu solusi yang terbaik, karena software yang satu bisa menutupi kelemahan software yang dalam menghadapi dan menangani permasalahan yang ada pada naskah-naskah beserta isi yang terkandung di dalamnya. Teknik Pendokumentasian dan Pengolahan Data Komputer saat ini, baik Personal Computer (PC) ataupun Note Book (Laptop) merupakan satu alat atau perlengkapan yang sudsah dimiliki oleh sebagian besar masyarakat di tanah air saat ini, khususnya masyarakat perkotaan yang terdiri dari kalangan pelajar, mahasiswa, tenaga pengajar, peneliti, dan sebagainya.

Pada kalangan tertentu, perangkat komputer tersebut dilengkapi pula oleh ketersediaan printer, scanner, dan kadang kamera digital dari berbagai type. Dengan adanya kondisi seperti tersebut, upaya pendokumentasian naskah sebenarnya sudah bisa dilakukan oleh semua kalangan peneliti naskah dan lapisan masyarakat yang peduli untuk terlibat dalam penyelamatan kekayaan budaya nusantara. Untuk kondisi kepemilikan komputer sederhana dengan pelengkap printer dan scanner, proses pendokumentasian sudah dapat dilakukan; yaitu dengan cara menscanning naskah yang utuh atau menscanning foto naskah dengan  menggunakan software pengolah gambar (image) yang tersedia di pasaran bebas seperti Standar Imaging Windows, ACDSee, Photo Canvas, Adobe Photoshop, Corel Photopaint, dan sebagainya untuk kemudian diolah/dimanipulasi dan disimpan dalam berbagai ekstension (BMP, JPEG, TIFF, GIF, PSD, WMF, dsb). Khusus bagi mereka yang telah melengkapi perangkat komputernya dengan kamera digital, proses pendokumentasian menjadi sangat mudah dan murah karena tidak perlu menyediakan film negatif dan proses cuci cetak di laboratorium photo serta tidak memerlukan proses scanning, karena pada kamera digital telah tersedia kartu memori dengan sistem simpan dan hapus (save and erase) serta bisa terhubung secara langsung ke perangkat komputer dengan menggunakan fasilitas Universal Serial Bus (USB) yang telah tersedia pada keduanya. Setelah proses pengolahan, baik berupa pendokumentasian ataupun perekayasaan teks dan image, sekumpulan data tersebut selanjutnya bisa dikemas dalam berbagai format dengan menggunakan software pengolah gambar, software pengolah kata (Microsoft Office), software khusus aplikasi grafis, software khusus multimedia (Adobe, Corel, Macromedia, dsb) sesuai dengan keperluan, baik untuk dijadikan sebagai media presentasi, sebagai CD Title yang bersifat interaktif, ataupun untuk pengembangan informasi selanjutnya melalui jaringan internet.  Berbeda dengan teknik mikrofilm, teknik reproduksi naskah-naskah yang telah didokumentasikan dengan bantuan teknik olah digital dengan seperangkat komputer sangatlah mudah; bisa dengan menyalinnya ke dalam berbagai media penyimpanan (storage media) seperti disket, harddisk, zip drive, CD, dan sebagainya.

Adapun apabila kita membutuhkan hard-copy atas naskah dimaksud, kita tinggal membuat print outnya dengan menggunakan printer biasa, baik grayscale (b/w) ataupun berwarna. Dengan pemanfaatan perangkat komputer dan periferalnya secara optimal untuk upaya pendokumentasian naskah-naskah Nusantara, maka kendala yang biasa dihadapi dengan menggunakan teknik mikrofilm seperti (1) tidak tersedianya peralatan di semua tempat, (2) kekurangan film, (3) biaya yang mahal, (4) tidak dapat melakukan penambahan catatan dan perekayasaan data, (5) tingkat kesukaran untuk melakukan perbandingan antara halaman yang satu dengan halaman yang lainnya, dan (6) kurangnya tenaga operator terlatih, menjadi  bisa teratasi.

Penutup

Banyak faktor yang harus diperhatikan di dalam pengembangan sistem informasi untuk dapat menunjang tujuan yang hendak dicapai. Penyediaan perangkat teknologi informasi dapat berupa komputer dan periferalnya serta perangkat lunak (software), juga kesiapan pelaksana teknis selanjutnya. Namun bagaimana pun juga, investasi pengembangan dalam sistem informasi merupakan kebutuhan yang tidak dapat ditunda-tunda lagi, karena investasi yang dilakukan terhadap sistem informasi sungguh kecil nilainya bilamana dibandingkan dengan nilai keuntungan yang akan diperoleh dari sistem informasi itu sendiri, terlebih saat ini keberadaan dunia maya yang dikenal dengan internet telah begitu merasuki hampir semua aspek kehidupan; dunia menjadi sempit dan tanpa batas yang jelas. Hasil proses scanning lembar naskah kuna berbahan kertas Daluang diproses dengan Software Adobe Photoshop dan disimpan dalam format  jpg  hasil rekayasa image dengan teknik olah digital: lembar image naskah ini kiranya telah siap dijadikan sebagai bahan dokumentasi Hasil proses scanning lembar naskah kuna berbahan kertas Daluang diproses dengan Software Adobe Photoshop dan disimpan dalam format  jpg  Hasil rekayasa image dengan teknik olah digital lembar image naskah ini kiranya telah siap disajikan

Referensi

·         http//www.google.com Kumpulan Makalah Dokumen, 2005

·         Undang – undang Republik Indonesia, 2000

·         http//www.google.com. Tesis Kearsipan Administrasi, 2007

·         http.//www.yahoo.com. penggadaan dan menyalin dokumen, 2001